Daniel Ferrari und Livio Notaro von raumzuerich betreiben erfolgreich mehrere Bars und Restaurants wie beispielsweise das La Stanza oder das Campo in Zürich. Wir haben mit ihnen über ihre Erfahrungen und Herausforderungen bei der Digitalisierung ihrer HR Prozesse gesprochen.
Livio, Daniel, ihr habt vor einiger Zeit die digitale HR-Software Squadra eingeführt, die unter anderem für die Einsatzplanung und Zeiterfassung eurer Mitarbeiter zuständig ist. Was hat euch zu dieser Entscheidung bewegt?
Livio: Es war vor allem der Wunsch nach mehr Effizienz und Transparenz. In der Gastronomie läuft vieles noch sehr analog, aber gerade bei der Einsatzplanung und der Erfassung von Arbeitszeiten kann das schnell unübersichtlich werden. Squadra bietet uns die Möglichkeit, diese Prozesse zu digitalisieren und damit nicht nur Zeit zu sparen, sondern auch Fehler zu vermeiden.
Daniel: Genau, wir haben gemerkt, dass unser altes System mit Excel-Tabellen und händisch geführten Listen einfach nicht mehr zeitgemäss war. Wir wollen nicht nur als Betrieb innovativ sein, sondern auch in der Art, wie wir unser Unternehmen führen. Squadra hilft uns, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren – nämlich den Service und die Gäste.
Welche Herausforderungen habt ihr in der Anfangsphase bei der Einführung von Squadra erlebt?
Daniel: Die grösste Herausforderung war wahrscheinlich die Umstellung für das Team. Nicht jeder ist sofort begeistert, wenn es heisst: „Ab jetzt machen wir alles digital.“ Einige unserer Mitarbeiter waren skeptisch, weil sie sich mit der Technik nicht so sicher fühlen. Aber wir haben schnell gemerkt, dass es wichtig ist, sich Zeit für Schulungen und Fragen zu nehmen.
Livio: Ja, und wir haben versucht, es so einfach wie möglich zu gestalten. Die Benutzeroberfläche von Squadra ist ziemlich intuitiv, was uns geholfen hat. Aber klar, es braucht eine Eingewöhnungszeit, bis alle das System wirklich verinnerlicht haben.
Wie hat sich die Arbeit eurer Mitarbeiter durch die Software verändert?
Livio: Die grösste Veränderung ist sicherlich die Zeitersparnis. Früher musste jede Stunde, jede Schicht von Hand eingetragen werden. Jetzt passiert das fast automatisch. Die Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten direkt über ihr Handy erfassen, was sie flexibler macht und uns die Verwaltung enorm erleichtert.
Daniel: Ausserdem gibt es weniger Missverständnisse. Früher gab es immer wieder Diskussionen darüber, wie viele Stunden jemand gearbeitet hat oder wann Schichten beginnen sollten. Das ist jetzt viel transparenter und fairer für alle. Jeder kann in Echtzeit sehen, wie viele Stunden er oder sie gearbeitet hat.
Gibt es neben der Zeiterfassung noch weitere Funktionen von Squadra, die euch besonders gefallen?
Daniel: Ja, die Einsatzplanung ist auch ein echter Gamechanger. Wir können Schichten effizienter planen und anpassen. Das Programm schlägt uns sogar basierend auf den Verfügbarkeiten sowie den Fähigkeiten der Mitarbeiter vor, wer für eine Schicht am besten geeignet ist. Das spart uns nicht nur Zeit, sondern hilft auch, Ausfälle und Überstunden zu minimieren.
Livio: Und was ich persönlich besonders gut finde, ist die Möglichkeit, Berichte zu erstellen. Wir können schnell sehen, wie sich unsere Personalkosten entwickeln, wo wir in Bezug auf das Budget stehen und wo wir möglicherweise noch effizienter werden können. Das ist wichtig, um wirtschaftlich zu bleiben, vor allem in einem so kompetitiven Geschäft wie der Gastronomie.
Wie haben eure Mitarbeiter auf die Einführung von Squadra reagiert? Gab es auch Bedenken?
Livio: Klar, wie Dani schon gesagt hat, gab es anfangs Skepsis, besonders von denen, die nicht so technikaffin sind. Aber als sie gemerkt haben, wie einfach das System funktioniert und wie es ihnen die Arbeit erleichtert, hat sich das schnell gelegt. Jetzt wollen die meisten gar nicht mehr darauf verzichten.
Daniel: Ein grosser Vorteil war auch, dass jeder sofortigen Zugang zu seinen Arbeitszeiten und Schichten hat. Die Übersicht war für viele ein Pluspunkt, weil sie genau sehen, wie viele Stunden sie geleistet haben und wann sie Schichten eingetragen sind.
Welche Rolle spielt Squadra in Bezug auf die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, beispielsweise im Hinblick auf Arbeitszeiten?
Daniel: Eine sehr grosse. Die Gastronomie ist eine Branche, in der Überstunden und unregelmässige Arbeitszeiten oft zum Alltag gehören. Mit Squadra haben wir einen besseren Überblick und können sicherstellen, dass wir die gesetzlichen Vorgaben einhalten, etwa in Bezug auf Pausen und maximale Arbeitszeiten. Das gibt uns als Unternehmern auch mehr Sicherheit.
Livio: Ausserdem können wir bei Anfragen von Inspektoren oder anderen Behörden schnell die benötigten Daten vorlegen. Die Software speichert alles, was für uns im Sinne der Compliance ein echter Vorteil ist. Dank dem digitalen Visieren der Einsätze durch den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber, sind wir auch immer bereit und ausgezeichnet dokumentiert für Kontrollen und Inspektionen. Seit wir Squadra verwenden, wurden wir bereits drei Mal inspiziert und konnten die Kontrollen dank Squadra effizient und erfolgreich durchführen.
Wie sieht es mit der Zusammenarbeit im Team aus? Hat Squadra hier etwas verändert?
Livio: Auf jeden Fall. Dadurch, dass jeder seine Schichten und Arbeitszeiten selbst einsehen und Vorschläge für Schichtwechsel machen kann, gibt es viel weniger Kommunikationsprobleme. Früher wurde oft hin und her telefoniert resp. geschrieben, wenn jemand kurzfristig eine Schicht tauschen wollte oder absagen musste. Dank Squadra hat sich das extrem verbessert.
Welche langfristigen Vorteile erwartet ihr euch von der Nutzung der Software?
Livio: Neben den bereits mit Squadra realisierten Effizienzgewinnen, sind wir fest davon überzeugt, dass die vom Squadra Team angekündigten Innovationen wie das Trinkgeld-Modul, für das faire und effiziente Handling des Trinkgelds, oder die Integration von live Umsätzen uns a
Zum Abschluss: Würdet ihr anderen Gastronomen empfehlen, ebenfalls auf digitale Lösungen wie Squadra umzusteigen?
Daniel: Absolut! Die Investition lohnt sich in mehrfacher Hinsicht – weniger Stress, mehr Übersicht und eine bessere Zusammenarbeit im Team.
